L’organisation d’un séminaire d’entreprise suit un schéma précis. Découvrez les phases clés liées à la planification de votre événement, à sa communication et à sa mise en place.
La planification du séminaire
La planification du séminaire sert à définir au préalable les points les plus importants de l'événement, à savoir ses objectifs, sa cible, la date et le lieu, etc. Bien entendu, l’agence événementielle peut vous accompagner à chaque étape de prise de décision, en fonction de vos besoins.
En effet, la valeur ajoutée de la collaboration avec une agence spécialisée réside dans l’accès à tout son savoir-faire en matière de planification, de coordination, de mise en œuvre d'événements professionnels, et bien sûr de son réseau de partenaires et de prestataires qualifiés. L’agence propose en ce sens une multitude de services englobant tous les aspects logistiques liés à l'événement (réservation, hébergement, transport, repas…).
Définition des objectifs
Comme chaque événement, un séminaire d’entreprise doit avoir des objectifs et une cible. Il est important que ces deux points soient clairement définis pour conditionner toutes les décisions qui seront prises.
Communication d’un budget
Afin que l’agence puisse développer un projet adapté, il est important de définir une enveloppe budgétaire. En fonction de celle-ci, une recommandation complète vous sera transmise et soumise à votre validation. La proposition pourra bien sûr être retravaillée en collaboration avec vos équipes achats, marketing et communication.
Fixer une date
Pour la bonne organisation de votre séminaire, il faut penser à une date qui favoriserait la présence d’un maximum de participants. Une date inadéquate compromettrait la disponibilité de ces derniers ainsi que le succès de l’événement.
Choisir un format et un thème
Le format du séminaire doit être choisi en fonction de la cible et des objectifs fixés. Il s’agit de la forme que prendra l’évènement et qui permettra de se rapprocher au mieux de ces derniers. La durée, la destination, la thématique et les activités du séminaire se décident à cette étape de la production.
Le choix du lieu
Il vous faut maintenant statuer sur le lieu d’hébergement et/ou de réception. Le choix de ce dernier doit prendre en considération un ensemble de critères comme le nombre des participants ou la facilité d’accès. Pour cela, il faut impérativement procéder à une visite des lieux en amont de l’événement. Ce repérage vous permettra de vous projeter et d’imaginer la tenue du séminaire en question.
La communication autour du séminaire
La communication vise à promouvoir votre événement. Elle s’adresse aussi bien aux participants qu’aux éventuels partenaires médias et consommateurs (si cette audience entre dans le champ de vos publics cibles).
La communication en amont
Chaque séminaire nécessite la mise en place d’un plan de communication. Ce plan prend en compte le mode et les canaux de communication qui seront mobilisés ainsi que les cibles à atteindre. Il doit en effet s’adresser aux invités et éventuellement aux médias pour faire connaître l’événement et faire sa promotion.
La communication post-événement
Pour le succès du séminaire d’entreprise, il faut mettre en place un plan de communication post-événement. Ce dernier prolonge l’expérience des participants et peut prendre la forme d’un formulaire de satisfaction. Pour les séminaires qui ont été médiatisés, ce plan consiste en un suivi de la couverture médiatique de l’événement pour évaluer son impact. L’Agence 008 peut vous accompagner dans la conception de plateformes digitales, de campagnes pour les réseaux sociaux ainsi que dans la rédaction et la mise en page de communiqués de presse dédiés.
La mise en place du séminaire
Il s’agit du déroulement du séminaire. Toutes les actions prévues doivent être communiquées aussi bien aux participants qu’aux invités dans un programme / carnet de voyage. Vous pouvez également choisir de garder certains éléments secrets afin de créer la surprise, surtout lorsqu'il s'agit d'un séminaire insolite !
Établir un rétroplanning
Toutes les échéances relatives à votre événement doivent figurer dans un rétroplanning qui vous sera communiqué par l’agence. Cela vous permettra d’avoir un aperçu précis de l’organisation globale.
Le planning pour les participants
La journée/semaine du séminaire doit être organisée avec précision. Il est important de communiquer un planning précis aux participants et aux invités.
Les répétitions / filages techniques
En amont des séminaires incluant un show, une plénière ou une conférence, il convient de réserver un créneau spécifique au filage technique. Le chef de projet dédié et les prestataires techniques sont en charge de cette répétition et s’assureront que tout soit prêt pour votre événement. En cas de problèmes et de dysfonctionnements, des ajustements pourront être apportés.