Comment promouvoir efficacement un événement d'entreprise ?
La réussite d'un événement d'entreprise ne dépend pas seulement de son contenu ou de sa logistique, mais également de l'efficacité avec laquelle il est promu auprès de son public cible. Que ce soit pour renforcer la cohésion interne, promouvoir une nouvelle initiative, ou célébrer des réussites, chaque événement mérite une stratégie de communication précise pour maximiser son impact. Notre agence événementielle explore les techniques et outils indispensables pour promouvoir efficacement un événement d'entreprise, en mettant l'accent sur les actions à entreprendre avant et pendant l'événement.
Avant l’événement
La réussite d'un événement d'entreprise repose sur une préparation minutieuse et une promotion efficace bien avant le jour J. Cette phase préparatoire est cruciale afin de garantir non seulement une bonne participation mais aussi pour susciter l'enthousiasme et l'intérêt autour de l'événement. Voici comment procéder pour mettre toutes les chances de votre côté.
Stratégie de communication initiale
Dès les premières étapes de planification de votre événement, il est essentiel d'élaborer une stratégie de communication sur-mesure. Cela commence par la définition d'un calendrier de communication, pour organiser et temporiser les annonces et les rappels. Une bonne stratégie prend en compte les différents canaux de communication à votre disposition et cible les parties prenantes de manière personnalisée. Cela implique de connaître votre public, ses habitudes et ses préférences, pour adapter votre message et maximiser son impact.
Outils de promotion pré-événement
Newsletters internes
Les newsletters sont un excellent moyen de tenir informés les collaborateurs et autres parties prenantes. Elles doivent être envoyées à intervalles réguliers, selon le calendrier établi, et contenir des informations pertinentes et engageantes sur l'événement. Pensez à inclure des éléments visuels attirants et à personnaliser le message pour renforcer le sentiment d'appartenance et l'anticipation.
Plateforme d’inscription personnalisée
La mise en place d'une plateforme d'inscription est essentielle pour faciliter la participation. Elle doit être intuitive, facile d'utilisation, et refléter l'identité visuelle de l'entreprise ou de l'événement. La personnalisation de cette plateforme, avec par exemple le logo de l'événement, contribue à créer une expérience unique pour les participants et facilite le processus d'inscription, la sélection des options d’hébergement, de transferts, etc.
Teasing vidéo
Un teaser vidéo est un outil puissant pour générer de l'intérêt et de l’engagement autour de l'événement. Il doit donner un avant-goût de ce que les participants peuvent attendre, tout en restant suffisamment vague afin de susciter la curiosité. La diffusion de ce teaser sur les réseaux sociaux ou via les newsletters peut augmenter significativement la visibilité de votre événement d’entreprise et encourager les inscriptions.
La phase avant l'événement est donc un moment clé pour établir les fondations d'une communication réussie, en utilisant stratégiquement différents outils et leviers pour atteindre et engager votre audience.
L'Agence 008 accompagne ses clients dans la création et le développement d'outils uniques pour chaque projet. Grâce aux compétences de nos agents et de notre réseau de prestataires techniques, nous proposons des solutions personnalisées, des plateformes d'inscription sur mesure aux vidéos teasers, assurant une communication événementielle cohérente et impactante ; permettant d'accompagner efficacement les annonceurs dans la réalisation de leurs objectifs.
Pendant et après l’événement
Pendant l'événement, l'objectif principal de la communication est de maintenir l'enthousiasme, d'engager les participants et de maximiser l'impact de l'événement en temps réel. Voici comment y parvenir efficacement.
Maintenir l'engagement
L'événement en cours est le moment idéal pour captiver l'audience et renforcer le message que vous souhaitez transmettre. Utiliser les réseaux sociaux pour partager des moments forts en direct permet de maintenir l'engagement non seulement des participants sur place mais aussi de ceux à distance. La création d'un hashtag spécifique pour l'événement favorise l'interaction et la diffusion du contenu par les participants eux-mêmes. C'est aussi le moment de montrer l'aspect humain et les valeurs de votre entreprise à travers les interactions, les discours, et les différentes activités proposées.
Formats de contenu pendant et après l'événement
Campagne sur les réseaux sociaux
La promotion en direct sur les réseaux sociaux joue un rôle crucial. Les posts, stories, et réels doivent capturer l'essence de l'événement : les discours inspirants, les ateliers interactifs, les moments de networking, et les divertissements. Cela permet de créer une dynamique de groupe et de partager l'expérience avec une audience plus large. Encourager les participants à partager leurs propres moments favoris peut également augmenter la portée de votre événement.
Vidéo récapitulative
Une vidéo récapitulative est un excellent moyen de revivre les meilleurs moments de l'événement. Elle peut être partagée après l'événement pour maintenir l'engagement et rappeler aux participants les points forts. Cette vidéo peut également servir d'outil promotionnel pour les futurs événements en montrant ce que les participants peuvent en attendre.
Formulaire de satisfaction
Le recueil des impressions et des feedbacks via un formulaire de satisfaction est essentiel. Cela montre aux participants que leur avis compte et fournit des données précieuses pour améliorer les futurs événements. Les questions doivent être bien pensées pour obtenir des informations utiles, tout en étant assez succinctes pour encourager une participation maximale.
La communication durant l'événement est tout aussi cruciale que la préparation pré-événement. Elle nécessite une approche dynamique et interactive pour impliquer les participants, partager les moments forts et collecter des feedbacks précieux. Cette stratégie contribue non seulement à la réussite de l'événement en cours mais aussi à la solidification de la marque et à la planification des événements futurs
La promotion efficace d'un événement d'entreprise, tant avant que pendant l'événement, est essentielle afin d’en garantir le succès. En adoptant une stratégie de communication bien pensée, utilisant des outils variés et engageants, vous pourrez maximiser la portée et l'impact de votre événement, assurant ainsi son succès à long-terme .